Come archiviare file su PC: il riflesso della tua organizzazione

Come archiviare fileQuante volte ti è capitato di domandarvi: “Dove ho messo quel file?”

E’ la più umiliante delle situazioni, quasi come non riuscire ad interpretare la propria calligrafia.

Non solo ti secca il fatto in quanto tale (a maggior ragione se accade di fronte a colleghi o peggio ancora davanti al propio capo), ma anche la mole di tempo sprecato.

Se vuoi questi episodi smettano di ripetersi, ti riporto alcuni consigli utili per archiviare file su computer mediante la costruzione di una mappa mentale da seguire qualora volessi richiamarli.

La mente crea molteplici cassetti e sotto-cassetti nei quali introdurre i file della memoria, con un effetto definibile ‘a matrioska’.

Analogamente, l’archiviare file di formati digitali, siano essi documenti, filmati, presentazioni di lavoro o semplicemente le foto delle vacanze, segue uno schema ben preciso.

In molti casi però questo schema non è tenuto sotto costante controllo e si rischia così di incrementare l’entropia.

Il caos prevale sull’ordine fino al caso estremo in cui si trovano sul desktop del proprio PC decine e decine di documenti dei quali non si ricorda neanche quale fosse l’argomento di riferimento.

Nel tentativo di sensibilizzarti verso l’organizzazione razionale (programmata) di file, prenderò come esempio l’ufficio acquisti di un’azienda.

  1. Cartella principale: Acquisti 2014
  2. Sottocartelle primarie: Prodotto 1 – Prodotto 2 – … – Prodotto n
  3. Sottocartelle secondarie: Fornitore 1 – Fornitore 2 – … – Fornitore n
  4. Sottocartelle terziarie: Evasi – In attesa evasione – Bozze – Resi – Vario
  5. Sottocartelle conclusive: Gennaio – Febbraio – … – Dicembre

In questo modo, se volessimo ritrovare gli ordini evasi dal Fornitore 2 del Prodotto 1 nel mese di Gennaio 2014 non dovremo fare altro che seguire il seguente percorso:

Acquisti 2014 –> Prodotto 1 –> Fornitore 2 –> Evasi –> Gennaio

 Questo semplice esempio ci fa capire la necessità di archiviare file con una logica ben definita.

Per iniziare, è fondamentale decide i cosiddetti livelli di priorità che dobbiamo attribuire ai vari elementi che identifichiamo con le cartelle e le sottocartelle (1-2-3-4-5 nell’esempio). Fatto ciò, non ci resta che mantenere il più possibile invariati tali livelli!

Molto facile a dirsi ma, credetemi, difficile a farsi in quanto, per il concetto stesso di caos: ogni sistema raggiunge il massimo livello di stabilità quando si trova al massimo livello di disordine!

Alla prossima!

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