Come fare un grafico su excel di lettura immediata che il tuo capo amerà

Manca poco ad un’importante presentazione e il tuo capo ha chiesto a te di preparare una presentazione ma tu non sai come fare un grafico su excel?

Se non sai come fare grafici su excel rischi di vanificare l’impegno e duro lavoro ci hai messo a ricavare i dati e di fare una figuraccia.

Tranquillo, ti aiuterò io ad attrarre l’invidia dei tuoi colleghi con pochi semplici consigli!

Se vuoi imparare creare grafici excel, sei nel posto giusto!

Sei pronto? Iniziamo!

Come fare un grafico su Excel: panoramica sulle tipologie di grafico e il loro utilizzo

I dati sono “al servizio” dei manager che devono prendere decisioni importanti sul futuro dell’azienda. Saper scegliere il tipo di grafico più corretto da utilizzare diventa fondamentale per aiutarli a rispondere alle loro domande.

Fortunatamente io, che lavoro da tanti anni in azienda, ho una certa esperienza in questo senso e ti posso dare una mano ad orientarti!

Ecco di seguito una panoramica delle tipologie più comuni:

Grafico a Istogramma: è uno dei grafici in excel molto utilizzati in azienda.

Questo grafico viene usato spesso per rappresentare per esempio i dati di fatturato di anni differenti confrontati con il budget di quest’anno. Fornisce al volo il dato numerico e la rappresentazione della situazione. Possiamo vederne un esempio qui sotto, è immediato dire che siamo sopra budget (meno male ;-)) e che siamo cresciuti rispetto all’anno scorso.

Grafico a Linee: anche questo è uno dei grafici in Excel assolutamente da conoscere bene.

Si usa sempre per evidenziare un trend cioè per analizzare l’andamento di un valore nel tempo che può essere il margine, il fatturato, i pezzi venduti…

Grafico a Torta: il grafico a torta è ottimo per rappresentare lo spaccato di un dato, cioè come è diviso un dato.

Per es. fatto 100 il fatturato come è diviso tra i vari prodotti? Se siamo per es. un’azienda di abbigliamento è interessante usare questo grafico per rispondere a queste domande:

• Stiamo vendendo più pantaloni, più magliette o più felpe? in base a questo dato potremmo decidere che capi promuovere…
• Il nostro cliente acquista più prodotti da bambino oppure donna oppure uomo? di conseguenza potremmo decidere di suddividere le aree del negozio dedicate ai vari sessi per es…
• Come si divide il fatturato tra i vari paesi in cui il nostro brand è presente (vedi es. sotto)?

Grafico a Barre: non è altro che il grafico in Excel a Istogramma ribaltato.

Si utilizza si preferisce al primo se ho molti elementi da rappresentare (es. vendite in diverse città)

Grafico ad Aree: è uno dei grafici in Excel utilizzato molto poco.

Serve a mettere in evidenza la variazione nel tempo di un certo dato (es. fatturato negli anni) in cui è necessario confrontare la stessa variazione al variare di un altro elemento (nell’Es. sotto il continente)

Grafico a Dispersione: fare  grafici in Excel di questo tipo in azienda accade raramente, fare grafici di questo tipo accade soprattutto in ambito accademico e ingegneristico.

Questo grafico serve a studiare meglio un fenomeno che si ipotizza dipenda dalle variabili rappresentate.

Il grafico infatti mostra  la correlazione tra una variabile x e una variabile y.

Per es. qui di seguito si stava analizzando se c’era una relazione tra le condizioni meteorologiche e il numero di biglietti del cinema venduti per rispondere alla domanda: è vero che quando fa brutto la gente va di più al cinema?

Grafico Azionario: Sinceramente io in azienda grafici in Excel di questa tipologia non li ho mai utilizzati, al contrario fare grafici di questo tipo capita spesso ai broker finanziari.

Di seguito rappresentato il titolo “Intesa San Paolo” con un grafico in Excel di tipo azionario

Grafico a Radar: è un tipo di grafico molto “scenografico” ma che in pochi sanno leggere correttamente quindi ti sconsiglio di utilizzarlo. Ti dico comunque che serve a confrontare dati.

Di seguito per es. vediamo il fatturato ottenuto nei vari continenti nei vari anni, appare evidente che il continente in cui fatturiamo di più  a prescindere dall’anno di analisi sono gli usa, seguiti dall’Europa e dall’Africa, fatta eccezione per il 2016 in cui l’africa ha superato l’europa (le due curve si incrociano).

Grafico Combinato: è un grafico molto usato, permette di creare grafici sovrapposti per rappresentare elementi che vanno letti insieme per poter comprendere a fondo un business.

Qui di seguito un es. di grafico combinato in cui sono rappresentati sia i fatturati che i margini per rispondere alla domanda: stiamo fatturando di più? se sì a discapito dei margini oppure no?

Nella versione 2016 sono state aggiunte nuove tipologie di grafici, qui sotto un video prodotto da Microsoft che fa una breve panoramica:

Prerequisito: la base dati creata correttamente

Innanzitutto, prima di imparare come fare un grafico su Excel occorre avere creare una base dati strutturata e formattata correttamente. Senza questo pre-requisito, non puoi creare un grafico.

Perché i dati siano “scritti” correttamente occorre esplicitare sempre le intestazioni di colonna e di riga. Solitamente in riga si mette la variabile meno numerosa (es. fatturato eventualmente diviso tra più componenti) e in colonna quella con più valori (es. anni).

Ricorda sempre inoltre di mettere i totali sia in riga che in colonna, io solitamente li metto in grassetto su sfondo grigio chiaro per rendere il tutto più chiaro.

Come inserire il grafico: partenza dai Grafici Consigliati per capire quale modello utilizzare

Ora che abbiamo creato la base dati correttamente proseguiamo con la spiegazione su come fare un grafico su Excel.

Siamo nella fase di inserimento, come spiega anche il sito ufficiale Microsoft  è molto semplice procedere, è sufficiente:

• selezionare la base dati
• andare sul tab “Inserisci”
• Cliccare sulla freccia in basso alla sezione “Grafici consigliati”
• Scegliere il grafico che meglio rappresenta la nostra base dati (se non ti è chiaro rileggi la sezione in cui ti spiego quali sono i vari tipi di grafici disponibili e il loro uso più comune)

Come modificare l’intervallo dati

Può capitare che l’intervallo che hai selezionato inizialmente non vada bene e che tu debba modificarlo, niente paura, non devi rifare tutto, è molto semplice!

Segui i miei passaggi e per te rispondere alla domanda “come fare un grafico su Excel” sarà un gioco da ragazzi :

• Clicca sull’area grafico (cornice esterna del grafico), verranno selezionati vari elementi con colori differenti

-blu: l’intervallo dati

-rosso: le etichette dell’intervallo dati

-viola: la variabile rappresentata sulle ascisse (asse x)

• Ora per modificare l’intervallo dati ti sarà sufficiente cliccare sul quadratino dei vari elementi, tenendo premuto e trascinando è possibile modificare ciò che viene rappresentato

Usare un layout predefinito per aumentarne la leggibilità

Ma, come fare un grafico su Excel che sia leggibile?

Ho incontrato capi che passavano le mezzore a “ripulire” grafici perché secondo loro non erano esteticamente abbastanza “smart” e con il tempo ho capito che è importante anche l’aspetto estetico, non te ne dimenticare!

Creare un grafico pulito e facilmente leggibile non è banale, è una tecnica che si impara con il tempo, ma per ora possiamo accontentarci dei layout predefiniti che ci suggerisce Excel, puoi applicarli facilmente seguendo questi step:

• Seleziona l’area grafico
• Vai sul tab “progettazione” che ora sarà in evidenza
• Scegli uno dei layout predefiniti proposti

P.s. tieni presente che se il tuo lavoro dovrà essere stampato o proiettato occorrerà scegliere in maniera opportuna i colori (ne troppo scuri ne troppo chiari).

Modificare e aggiungere alcuni elementi

Se il layout predefinito non ti soddisfa fino in fondo e vuoi migliorarlo puoi tranquillamente farlo basterà:

• Seleziona l’area grafico
• Vai sul tab “progettazione” che ora sarà in evidenza
• Cliccare sul triangolo “aggiungi elemento grafico”
• Scegliere l’elemento che si vuole aggiungere e come lo si vuole aggiungere (ci sono numerose opzioni)

Bene, sono sicuro che se mi hai seguito fino a qui avrai imparato come fare un grafico su Excel e sarà venuto fuori un ottimo lavoro!

Qui di seguito puoi scaricare Excel su cui ho lavorato per creare tutti gli esempi sopra, ti può aiutare a capire meglio e a riprovare a fare certi passaggi.

EXCEL CON TIPOLOGIE GRAFICI E BASE DATI

Se però hai dubbi o vuoi approfondire con me altre funzionalità dell’immenso mondo Excel ti consiglio di dare un’occhiata al mio corso.

Io definirei “l’estratto più prezioso di Excel” perché:

• è un corso breve, non ti annoierai e riuscirai ad arrivare in fondo (solo 6 ore)
• contiene tutti gli argomenti fondamentali che non puoi non sapere se lavori in azienda o devi sostenere un colloquio
• con quello che imparerai potrai fare il salto di qualità e susciterai l’invidia dei tuoi colleghi

Imparare Excel è fondamentale, se hai ancora dubbi su questo leggi questo articolo in cui ti spiego perché è così fondamentale conoscerlo.

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