Come usare Excel : la guida definitiva al software di data analysis più diffuso in Italia

In questo articolo ti svelerò step-by-step come usare excel per analizzare dati, sviluppare formule e creare grafici (anche complessi) come un vero professionista.
Ti svelerò le cose da sapere e le migliori risorse gratuite e a pagamento presenti in Italia per imparare ad usare questo fantastico software della Microsoft onnipresente in qualsiasi azienda italiana.
Sei pronto? Iniziamo!

come usare excel

Perché imparare Excel?

Microsoft Excel è il più importante e diffuso software per la trattazione dei dati che sia mai esistito. Non ci sono dubbi a riguardo.

Con Excel è possibile analizzare un quantitativo di dati enorme, effettuare calcoli complessi, analisi statistiche, grafici…con estrema facilità.

E, a differenza di altri programmi di statistica, è presente un’interfaccia di comando molto intuitiva e “user-frindly”.

Esistono anche alternative gratuite come per esempio Calc di Libre Office ma, secondo me, è distante anni luce dall’attuale versione di Excel. Non tanto per le funzioni presenti, ma per la semplicità di utilizzo: Excel è facile da usare.

Come conseguenza, Excel è diffuso in qualsiasi azienda, sia in Italia che all’estero. Anzi, ti dirò di più: è molto probabile che Excel sia il software più utilizzato in campo business.

Infatti, tra le competenze maggiormente ricercate oggi nel mondo del lavoro, la capacità di analizzare i dati è una delle più richieste in Italia (fonte la stampa).

top-ten-lavori

Insomma ci siamo capiti, se sei un impiegato o stai per entrare nel mondo del lavoro, devi imparare Excel (almeno le basi che ti sto per illustrare).

Come usare Excel: le operazioni preliminari

Una volta avviato Excel 2016, ti appare la schermata introduttiva che ti chiede se vuoi utilizzare una “cartella di lavoro vuota” oppure una serie di modelli. Per ora clicca su “cartella di lavoro vuota” e lascia stare i modelli (io non li ho mai utilizzati).

Appena cliccato, si presenta il famoso foglio di calcolo Excel (Spreadsheet in inglese).

Il foglio di calcolo è composto da linee orizzontali e verticali che, incrociandosi, generano le celle. Le righe sono numerate con una serie di numeri crescenti, le colonne con le lettere dell’alfabeto.

 

excel pagina iniziale

Ogni cella è identificata in modo univoco con la lettera e numero corrispondente. Come a battaglia navale.

Per esempio, sotto ho evidenziato in rosso la cella B4.

excel-cella

All’interno delle celle vanno inseriti i dati.

Semplicemente, basta cliccare sopra una cella, scrivere il dato (numero, testo o un mix dei due) e premere il tasto invio sulla tastiera.

Il dato è inserito. Puoi inserire tutti i dati che vuoi all’interno delle celle.

Una volta che hai inserito i dati, puoi:

  • Organizzare, predisporre e formattare al meglio i dati
  • Eseguire delle operazioni tra i dati, con le formule di Excel
  • Analizzare i dati, mediante l’utilizzo dei filtri e delle tabelle Pivot
  • Visualizzare i dati mediante i grafici Excel

e tanto altro ancora.

Per ora, tralascio la parte di formattazione e organizzazione dei dati e passo direttamente ad un argomento fondamentale: le formule di Excel.

Come usare Excel: le formule

Le formule di Excel sono uno degli strumenti più potenti per effettuare dei calcoli con i dati.

Come si creano le formule in Excel? Come faccio di solito, te lo spiego con un esempio semplicissimo.

Mettiamo caso che tu abbia inserito due numeri, il numero 4 nella cella B2 e il numero 3 nella cella C2. Mettiamo caso anche che tu voglia sommarli e ottenere il risultato della somma nella cella 2, evidenziata in giallo.

Quello che devi fare è cliccare sulla cella D2 è scrivere:

=SOMMA(B2;C2)

e premere invio.

Complimenti! Hai realizzato la tua prima formula in Excel! ?

Ovviamente questo è un esempio banale, ma che ti ha permesso di capire come si realizzano le formule in Excel.

Riassumendo, per inserire una formula, quello che devi fare è

  • cliccare sulla cella su cui vuoi ottenere il risultato dell’operazione (in questo caso D2)
  • digitare uguale (=)
  • il nome della formula (in questo caso SOMMA) e tra parentesi le celle coinvolte separate da punto e virgola (in questo B2 e C2)
  • cliccare su invio

Altre formule molto utilizzate sono la media, la formula min e max, il cerca.vert.

Come usare Excel per analizzare i dati

Un altro utilizzo fondamentale di Excel, è quello di poter analizzare i dati.

Analizzare i dati è fondamentale per prendere le decisioni corrette.

Non mi stuferò mai di dirlo.

Una delle principali funzioni Excel base per analizzare i dati è la funzione filtro.

Anche in questo caso, te la spiego con un esempio facile facile. In basso ho realizzato una tabella che rappresenta una classe di alunni composta da maschi (M) e femmine (F). In colonna D è presente l’esito: promosso o bocciato.

Ora applichiamo il filtro.

In Excel 2016 clicca su qualsiasi cella della tabella (come per esempio la cella B2) e poi su Dati > Filtro.

Se hai eseguito l’operazione correttamente, accanto all’intestazione sono apparsi dei piccoli triangoli. Vedi sotto:

Per filtrare i dati (per esempio solo gli alunni promossi), puoi cliccare sul triangolino posto accanto la colonna “Esito”, selezionare solo gli alunni promossi e cliccare su OK.

In questo caso la tabella si semplifica e vedremo solo gli alunni promossi escludendo quelli bocciati.

Non male, vero?

Ovviamente questo era un esempio semplice con pochi dati.

Immagina tabelle composte da migliaia di dati e decine di colonne quanto può essere utile questa funzione per esplorare i dati.

Andiamo avanti.

Con Excel hai la possibilità di visualizzare i dati realizzando dei grafici.

 

Come usare Excel: i grafici

Prendiamo ora come esempio una tabella rappresentante l’andamento delle spese di acqua, luce e gas di una famiglia italiana durante l’anno (i dati sono inventati).

Posso visualizzare con un grafico l’andamento del prezzo. Ecco come fare.

Come prima cosa, seleziono l’intervallo di dati che voglio graficare. Per fare questo, clicco sulla cella B2 e, tenendo premuto, seleziono l’intervallo di celle fino a E14.

Poi non mi resta che cliccare su Inserisci e poi su Grafici consigliati.

Nella finestra che si apre, posso scegliere il tipo di grafico che desidero. Per esempio in questo caso il grafico a Linee è la soluzione migliore per visualizzare i dati. Vedi nell’immagine sotto il risultato.

Ora che hai preso un po’ di dimestichezza con le operazioni di base, ti spiego come puoi migliorare velocemente e imparare Excel in maniera più approfondita.

Come imparare Excel: STEP 1 (le 3 cose da NON FARE)

Prima di tutto, ti spiego subito le 3 cose che NON devi fare se vuoi imparare velocemente Excel.

  • NON cercare di imparare da solo in autonomia smanettando, cercando delle guide/tutorial su Google oppure guardando video gratuiti su YouTube

Questo consiglio non vale solo per Excel, ma per qualsiasi software professionale. Cercare di imparare da soli smanettando o arrabattandosi da soli è il modo peggiore per imparare a usare un software.

A meno che non vuoi imparare Paint, i software professionali anche relativamente semplici come Excel, non si possono imparare improvvisando.

Anche le guide o i video che trovi gratuitamente in italiano, spesso sono confusionari, mal fatti o fatti da principianti. Spesso si trovano solo informazioni in lingua inglese e, oltretutto, male organizzate.

L’enorme differenza la noti quando utilizzi la miglior strategia per imparare i software (vedi Step 3).

C’è un abisso.

  • Non comprare assolutamente manuali cartacei o, ancor peggio, Ebook elettronici.

Uno degli errori che vedo più spesso da chi vuole imparare seriamente Excel, è comprare enormi manuali cartacei o Ebook su Amazon.

Se lo hai pensato anche tu, ti capisco. Io ho la libreria piena zeppa di manuali per imparare ad utilizzare i più disparati software. Ovviamente non li ho mai letti, stanno lì a prendere la polvere insieme ai romanzi rosa di mia moglie.

Comunque ti capisco, la tentazione di comprare in libreria il MegaManualone di Excel da 500 pagine che ti insegna tutto, è molto forte. Con un piccolo “investimento” da 30 euro (meno se è un ebook) speri di potertela cavare e diventare in breve tempo e con poco sforzo un maestro nell’analisi dei dati.

MA purtroppo non funziona così.

I manuali cartacei o Ebook NON vanno assolutamente bene per imparare i software (qualsiasi software, non solo Excel).

Perché?

Perché quando leggi un manuale, non “vedi” dove devi cliccare per eseguire l’operazione da effettuare.

Leggi nel manuale che devi cliccare quel dato pulsante e poi inizi a cercare nel monitor dove si trova. Dopo qualche pagina, ti viene giustamente il nervoso e ti prende la voglia di lanciare il manuale fuori dalla finestra.

Con gli Ebook è peggio, perché leggere a schermo è molto più faticoso che leggere su un manuale cartaceo (anche se alcuni dicono di no…).

Inoltre i libri, per forza di cose, non possono essere aggiornati. Magari il manuale si riferisce ad una versione vecchia di Excel e quindi non trovi a video i comandi descritti. Insomma, lascia perdere i manuali o gli ebook, perdi tempo, denaro e ti viene solo un gran nervoso.

  • NON ti iscrivere a corsi dal vivo su Excel, in aula

Un altro modo poco efficace per imparare Excel (o qualsiasi software) è con dei corsi dal vivo, come se fossi a scuola.

Non so se capitava anche a te, ma quando andavo a scuola c’era l’ora di informatica e l’intera classe si trasferiva in un’aula dove su ogni banco c’era un computer.

Il professore ci illustrava l’esercizio alla cattedra e noi cercavamo di eseguirlo al computer.

C’era sempre il gruppo più scarso che rimaneva indietro e l’intera classe doveva aspettare.

Immancabilmente il professore doveva viaggiare tra un banco e l’altro per superare i blocchi in cui incappavano gli studenti.

Un vero e proprio delirio. Alla fine dell’ora avevamo imparato poco o nulla.

Con i corsi dal vivo che ti insegnano Excel, succede più o meno la stessa cosa. Inoltre, non potendo rifrequentare la lezione, se non prendi appunti o non pratichi subito quello che hai imparato, dopo un giorno ti sei dimenticato tutto.

Anche prendere un insegnante privato che ti segue personalmente passo-passo non è la strategia migliore per imparare un software (soprattutto se parti da zero), perché anche in questo caso non puoi rifrequentare la lezione (a meno che non ripaghi una seconda volta il docente).

Inoltre, i corsi dal vivo sono molto costosi (qualche centinaio di euro o più) e, a mio avviso, non ne vale la pena.

Esiste un modo molto più efficiente per imparare a usare Excel (o qualsiasi software). Vediamolo insieme.

 

Come imparare ad usare Excel: STEP 2 (blog in lingua inglese)

Purtroppo in italiano non esistono blog seri che ti insegnano ad utilizzare Excel, mentre in lingua inglese ce ne sono tantissimi! Nel link sottostante puoi vedere un elenco di ben 69 blog in inglese!

Top 69 Blogs In The World For Learning Excel

Per esempio, un blog che mi piace tantissimo si chiama Spreedsheto.

Anche se sono risorse importanti e che ti consiglio di darci un’occhio, leggere e studiare i blog non è la soluzione migliore per imparare Excel soprattutto se parti da zero.

Magari le cose da sapere ci sono tutte (anche troppe), ma sono frammentate e distribuite in più siti/pagine.

Nei blog NON è indicata la giusta sequenza logica che ti serve per imparare Excel in modo corretto e veloce, dall’argomento più semplice a quello più complesso.

Se impari Excel leggendo i blog, è molto probabile che impari funzioni o procedure particolari, che non vengono mai utilizzate per risolvere problemi reali e tralasci gli argomenti fondamentali.

O, ancora più probabile, ti viene una gran confusione e desisti dall’imparare questo software (errore gravissimo!)

I blog sono molto utili quando hai già una buona conoscenza di base della materia (la cosiddetta visione d’insieme) e cerchi la soluzione ad un particolare specifico problema.

Come imparare ad usare Excel: STEP 3 (corso Excel online)

Ora vediamo alla strategia più veloce ed efficace per imparare Excel:

acquistare un corso Excel online

E’ da qualche anno a questa parte che il mondo dell’insegnamento sta vivendo una rivoluzione.

Soprattutto l’insegnamento di software. Con l’avvento di internet le conoscenze si sono enormemente diffuse su tutto il pianeta. Ormai le informazioni, anche quelle più particolari, sono distanti un paio di click.

E così, anche il mondo dell’insegnamento si sta completamente stravolgendo.

Non so se lo sai, ma da qualche anno a questa parte, è nata una nuova forma di apprendimento che si chiama e-learning. In buona sostanza, tu ti iscrivi o acquisti un corso e, comodamente da casa tua, lo segui direttamente online al computer.

Questa modalità di insegnamento non è adatta per qualsiasi materia, anche se ormai esistono corsi online per qualsiasi cosa.

Per esempio, non si può imparare a fare la pizza guardando dei video, tantomeno imparare uno sport (ho visto dei corsi online che ti insegnano come praticare un’arte marziale). In questi casi è assolutamente necessaria la presenza fisica dell’insegnante.

Ma quando si tratta di imparare ad usare Excel (o qualsiasi software), la modalità di apprendimento e-learning è eccezionale!

Semplicemente per 4 motivi:

  • Vedi a video esattamente dove devi cliccare (e fidati, è tutt’altra cosa che leggere un manuale cartaceo)
  • Hai una persona che ti spiega a voce gli argomenti come se fossi in aula
  • Puoi rivedere le lezioni tutte le volte che vuoi (basta far ripartire il video)
  • Il corso può ricevere aggiornamenti periodici e seguire così l’evoluzione del software

Inoltre, col fatto che praticamente i costi sostenuti dal docente per erogare il corso sono molto contenuti, il costo del corso è decisamente inferiore di un corso dal vivo.

Anche per Excel, esiste un buon corso Excel in lingua italiana (corso Excel online).

 

Come si usa Excel: Conclusioni

Complimenti, sei arrivato alla fine di questo lunghissimo articolo (più di duemila parole!).

In questo articolo hai imparato “come usare Excel”, gli errori da evitare e soprattutto, le funzioni base da conoscere assolutamente.

Stai utilizzando Excel al lavoro? Hai consigli da dare o suggerimenti? Vuoi chiarimenti o approfondimenti su qualche punto?

Scrivimelo nei commenti!

Alla prossima!

 

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